VÚB Slovakia Case Study

Powierzchnia

mkw.

16520

Liczba
pracowników

1890

Czas trwania projektu

(miesięcy)

Lokalizacja

Bratislava

Slovakia

Klient

VÚB to drugi co do wielkości bank na Słowacji – jedyny w kraju, który oferuje pełny zakres usług bankowości publicznej, korporacyjnej i inwestycyjnej za pośrednictwem 182 placówek usługowych, ośmiu centrów Magnifica, 32 oddziałów i 11 centrów hipotecznych.

Cel

Po pierwsze: przeanalizować obecne i przyszłe potrzeby lokalowe VÚB. Po drugie: przedstawić propozycję w zakresie organizacji biura, planu przestrzeni oraz zarządzania zmianą w firmie. Po trzecie: przeobrazić biuro klienta w miejsce dostosowane do świata pracy hybrydowej po pandemii.

Narzędzia i metody

Nacisk na współpracę od samego początku

VÚB uświadomił wszystkim pracownikom znaczenie projektu, co ułatwiło nam uzyskanie szczegółowych danych i cennych uwag na temat ich metod pracy i potrzeb. Zaowocowało to niezwykle satysfakcjonującą fazą analityczną..

Warsztaty z opracowywania wizji z udziałem rady dyrektorów,
20+ warsztatów z udziałem dyrektorów działów,
15+ wywiadów z menedżerami liniowymi,
50+ uczestników szeregu warsztatów dla liderów zespołów i pracowników,
600+ odpowiedzi w ankiecie internetowej,
Pięć tygodni pomiarów zajętości z użyciem 250 czujników w czterech budynkach w dwóch miastach, które zarejestrowały ponad 480 tys. danych,
Szereg wizji lokalnych i kontroli w Bratysławie i Popradzie,
Analiza dotychczasowej dokumentacji.

Najważniejsze wnioski i obserwacje

Obszary do poprawy

Celem wszystkich naszych działań było ustalenie, w jaki sposób funkcjonuje firma. Poznaliśmy jej cele w zakresie strategii biurowej, postrzeganie obecnych i przyszłych pomieszczeń biurowych przez menedżerów średniego szczebla, elementy niezbędne do zapewnienia skuteczności zespołów oraz dominujące style pracy.

Grupa stwierdziła, że ma wystarczająco dużo przestrzeni na spotkania wewnętrzne i pracę grupową w biurze.
Brakowało wsparcia pracy indywidualnej wymagającej dużego skupienia – zajmującej pracownikom ponad 30% czasu pracy.
Pracownicy mieli mało przestrzeni na telekonferencje.
Było bardzo mało miejsca na odpoczynek.
Ponad 50% pracowników pragnęło zachować dotychczasowy układ biura.
24% za kluczowe czynniki wydajności uznało ilość światła i otwierane okna.
42% z zadowoleniem przyjęłoby zmianę aranżacji i nowe meble biurowe.
Zdaniem 39% komfort środowiskowy można byłoby poprawić.
34% widzi pole do poprawy, jeśli chodzi o zaplecze do odpoczynku i jedzenia.

5 stylów pracy VÚB

Aby projekt nowego biura spełniał wspomniane potrzeby, przeanalizowaliśmy pięć głównych stylów pracy w VÚB.

Processors

Deep thinkers

Connectors

Operators

Activity-based workers

Wynik

Nowe pomieszczenia poprawiające wydajność i samopoczucie w hybrydowym miejscu pracy

Przedstawiciele poszczególnych stylów pracy różnie spędzają czas. Dlatego w proponowanej przez nas strategii miejsca pracy uwzględniliśmy szereg stref indywidualnych i rodzajów pomieszczeń zaspokajających różne potrzeby

Acoustic Phone Booths for individual, undisturbed phone calls

Stand-up Meeting Rooms for quick, short meetings, updates and huddles

Special Video Meeting Rooms for hybrid/remote meetings with clients and colleagues

Silent Rooms where groups of people work in undisturbed quiet

Focus Rooms where individuals work in undisturbed quiet with visual and acoustic privacy

Relax Rooms for when everyone needs to pause and recharge

W siedzibie w Bratysławie stworzyliśmy piętra skupiające określone działy i zespoły w jednym miejscu. Pracownicy, którzy potrzebują ich usług, mogą szybko wykonać swoje zadania, co zwiększa wydajność komunikacji pionowej oraz zmniejsza obciążenie wind i skraca kolejki.

Przyjęcie wszystkich stylów pracy

Kolejnym aspektem projektu była optymalizacja dotychczasowej powierzchni i wprowadzenie nowych rodzajów przestrzeni.

Menedżerowie dobrowolnie zrezygnowali z własnych gabinetów na rzecz sal konferencyjnych, pokojów do pracy w skupieniu, stref ciszy, pokojów do pracy na stojąco i innych miejsc
Ci, którzy zachowali własne gabinety, pozwolili korzystać z nich innym pod swoją nieobecność
Określiliśmy sugerowany czas pracy zdalnej pracowników na podstawie stylu pracy ich zespołu
Ze względu na pracę z domu ustalono zasady desk sharingu dla poszczególnych działów – nie dla całej firmy.

W ścisłej współpracy z działem HR oraz działem ds. nieruchomości VÚB stworzyliśmy biuro wyposażone w zróżnicowane pomieszczenia i udogodnienia bezpośrednio odpowiadające na potrzeby pracowników.

954 biurka współdzielone,
260 hot desków,
150 stałych biurek,
28 pokojów do pracy w skupieniu,
12 stref ciszy,
85 gabinetów menedżerskich,
10 małych sal konferencyjnych,
8 średnich sal konferencyjnych,
21 sal do wideokonferencji,
8 pokojów relaksu.

Obejrzyj nasz webinar z klientem

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat projektu (którego realizację przyspieszyła pandemia koronawirusa)?

Zachęcamy do obejrzenia webinaru, z którego dowiesz się, jak nasi konsultanci pomogli VÚB lepiej poznać elementy potrzebne do stworzenia przestrzeni, która inspiruje pracowników na co dzień.

„Nie do końca podobał nam się powrót do nowej rzeczywistości. Przeprowadziliśmy własne badania – co sprawdziło się w trakcie pierwszej fali pandemii, co chcemy zachować i przenieść do naszej nowej kultury inteligentnej firmy. To był początek całego procesu reorganizacji, z której owoców korzystamy dziś wszyscy.”

Dragana Smolović, dyrektor HR w VÚB Bank