Offener Arbeitsraum versus geschlossener Arbeitsraum

Im Laufe der Jahre hat sich ein unaufhaltsamer Trend zu Großraumbüros entwickelt. Aber warum sind offene Arbeitsbereiche (Open Space) so attraktiv? Wann sollte man einen Raum lieber geschlossen halten? Und was von dem, was die Berater für Arbeitsbereiche empfehlen, funktioniert am besten?

Der Begriff „Großraumbüro“ (Open Plan) ist seit Jahren Teil des allgemeinen Sprachgebrauchs in Unternehmen. Und wenn so ein Großraumbüro richtig konzipiert und sorgfältig eingerichtet ist, kann es einen großen Einfluss auf die Arbeit, die Ergebnisse und die Raumkosten haben.

Andererseits können schlecht gestaltete Großraumbüros die Effizienz und die Zufriedenheit der Mitarbeiter beeinträchtigen. Auch wenn die Kosten höher sein mögen, ist es manchmal besser, geschlossene Büroräume zu schaffen.

Vieles hängt vom Unternehmen, seiner Branche, der Arbeit und den Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter ab.

Unser Berater für Arbeitsräume, ein Experte auf diesem Gebiet, bestätigt, dass geschlossene Büros nicht im Trend liegen: „Einer der Gründe, warum wir unseren Kunden raten, geschlossene Büroräume zu bauen, ist die Unterbringung von Teams mit einer sensiblen Agenda oder einer Art von Arbeit, die mehr Konzentration erfordert. Die einzigen anderen Fälle, in denen man sie heute sieht, sind sehr konservative Unternehmen oder vielleicht eine Regierungsorganisation, die noch in ihren Gewohnheiten verhaftet ist.“

Und wenn es um Führungskräfte geht, sollten sie alle einen Schreibtisch im Open-Plan-Büro haben, in der Nähe ihrer Teams?

Das kommt darauf an. Einerseits hat jeder leichten Zugang zu ihnen – man kann der Führungskraft im Handumdrehen eine Frage stellen. Andererseits wird die/der ManagerIn ständig gestört. Wenn sie gesehen und gebraucht werden, werden sie als Erste angesprochen.

Unser Berater für den Arbeitsbereich fährt fort: „Auch wenn das Managen ein Teil ihrer Aufgabe ist, brauchen sie auch ihre eigene Zeit, um sich zu konzentrieren. Wenn sie hinter einer geschlossenen Tür sitzen, überlegt man es sich zweimal, ob man sie unterbricht“.

Die Vorteile der Großraumbüros

1. Bessere Zusammenarbeit

Es ist eine allgemein anerkannte Tatsache, dass es in einem offenen Raum leichter ist, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen. Für manche Teams, die innovativ sind, ist dies sicherlich besser. Denn wenn die Mitarbeiter in getrennten Büros sitzen, könnten diese genialen Ideen verpuffen, ohne jemals umgesetzt zu werden.

Wenn man Teams, deren Ziele sich überschneiden, in der Nähe von einander platziert, wird man mehr gegenseitige Befruchtung haben: eine Zunahme des ganzheitlichen Lernens und des Informationsaustauschs sowie schnellere Prozesse und Entscheidungsfindungen. Das Wesen von Teams und ihre Effizienz bei der Problemlösung kann sogar dadurch bestimmt werden, wer in ihrer Nähe sitzt.

2. Mehr Geselligkeit

In einem Großraumbüro muss man nicht an eine Tür klopfen. Man unterhält sich einfach, lacht über Witze, die am Nachbartisch erzählt werden, und tauscht Geschichten aus. Schon wenn man ein Großraumbüro betritt und die Gesichter der Menschen sieht, ist das ein natürlicher Eisbrecher.

Unser Berater für Arbeitsräume stimmt dem zu: „Als ich zu Beginn meiner Karriere in ein Unternehmen eintrat, war es für mich schwierig, mit anderen Menschen in Kontakt zu treten. Warum? Weil ich in einem geschlossenen Büro mit nur fünf Personen war. Bei der Arbeit, die ich jetzt mache, würde ich nie wieder in einem solchen Büro arbeiten wollen.“

3. Mehr Flexibilität

Ein weiterer Vorteil eines Großraumbüros besteht darin, dass es einfacher ist, Teams für bestimmte Projekte und Aufgaben organisatorisch zu verändern. Man muss nur einige Tische und visuelle Barrieren verschieben.

Wenn Ihr Unternehmen schnell wächst, bietet ein Großraumbüro in der Regel die Möglichkeit, zusätzliche Schreibtische aufzustellen und die Mitarbeiter in die Nähe von Kollegen zu bringen, die ihnen helfen, erfolgreich zu sein.

Die Nachteile der Großraumbüros

1. Zu viel Lärm

Für manche Menschen ist es schwieriger, wenn nicht gar unmöglich, in einem Großraumbüro wirklich gründlich und konzentriert zu arbeiten. Untersuchungen haben ergeben, dass das Gehirn bis zu 25 Minuten braucht, um sich richtig auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Schon ein kleines Geräusch, eine Temperaturveränderung oder die Berührung eines Kollegen kann diese Konzentration unterbrechen.

Außerdem ist es schwierig, es allen recht zu machen. Die Kollegen wünschen sich unterschiedliche Temperaturen oder Lichtverhältnisse – beides wirkt sich auf die Stimmung und Produktivität der anderen aus.

Und dabei haben wir noch gar nicht über das Sprechen gesprochen. Die Kollegen tauschen vielleicht großartige Ideen aus, aber wenn man sich auf die Arbeit konzentrieren möchte und nicht in einen anderen Raum wechseln kann, kann das sehr störend sein. Vor allem, wenn es keine informellen Regeln für das Verhalten gibt.

2. Zu viel Öffentlichkeit

Es gibt noch viele andere Störfaktoren, die Mitarbeitern in einem Großraumbüro das Leben schwer machen können. An erster Stelle sind hier die Flure zu nennen – mit ihrem endlosen Personenverkehr und Lärm. Dies ist ein Grund, warum wir bei HB Reavis unsere Freiflächen von den Hauptfluren mit Fokus- und Besprechungsräumen trennen.

Dann folgen soziale Bereiche wie Küchen, Essbereiche und Team-Räume. Sie sind voller störender Geräusche, von Tellern, die aus dem Geschirrspüler geholt werden, über Smalltalk, während ein Kaffee gebrüht wird, bis hin zum Öffnen von Butterbrottüten bei der Zubereitung einer Mahlzeit.

Wenn Ihr Layout bedeutet, dass jemand in einem öffentlichen Bereich oder in der Nähe eines solchen sitzen muss, sollten Sie sich Gedanken über die Arbeitsweise Ihrer Teams machen. Versuchen Sie, Teams auszuschließen, die sich die meiste Zeit konzentrieren, und ziehen Sie beispielsweise Teams in Betracht, die viel zusammenarbeiten oder viele Besprechungen abhalten, so dass sie nicht die ganze Zeit an ihrem Tisch sitzen müssen.

Um unser Beispiel fortzusetzen: Das Team, das bei HB Reavis neben unserer Küche sitzt, telefoniert oft – also laufen sie einfach in den offenen Bereich, um zu reden, ohne ihre Kollegen zu stören. Unser juristisches Team hingegen, das zwei Bildschirme und viel Zeit für Konzentration braucht, hat sein eigenes, geschlossenes Büro.

3. Zu viel Spezialisierung

Der letzte Nachteil, auf den wir häufig stoßen, ist, dass Großräume nicht alle typischen Bedürfnisse eines modernen Unternehmens erfüllen. Private Besprechungen, persönliche Gespräche, individuelles Arbeiten oder nicht-störende Zooms sind nicht möglich. Um diese Aufgaben effektiv erledigen zu können, müssen Sie Büroraumtypen für Konzentrations- und Besprechungsräume vorsehen und über Räume verfügen, die für die persönliche und Online-Zusammenarbeit geeignet sind.

Die Vorteile von geschlossenen Büros

1. Mehr Kreativität

Wenn Sie Ihr eigenes Büro haben, haben Sie das Sagen. Wie auch immer Ihr kreativer Prozess abläuft, was auch immer Ihnen beim Brainstorming hilft – den Raum können Sie selbst gestalten. Das kann ein Flipchart sein, Klebezettel an der Wand oder ein technisches Gerät. Sie können das geschlossene Büro Ihres Teams an Ihre Bedürfnisse anpassen, ohne Vorurteile über Ihre Arbeitsweise zu haben.

2. Mehr Privatsphäre

Einer der größten Vorteile eines geschlossenen Büros ist die Privatsphäre. Hier bei HB Reavis richten wir geschlossene Büros für einige Abteilungen ein, die mit sensiblen Materialien arbeiten – zum Beispiel für die Finanz- und Rechtsabteilung.

Auch wenn nur ein Angestellter eine Zugangskarte hat, um ein Büro zu betreten, sind sie nicht nur für Angestellte zugänglich. Wenn Sie hier bei HB Reavis arbeiten, können Sie manchmal feststellen, dass Auftragnehmer, Praktikanten, Lieferanten und Kunden im Büro herumlaufen. Es ist wichtig, dass sie keinen Zugang zu Verschlusssachen haben oder diese versehentlich sehen.

3. Mehr Persönlichkeit

In einem geschlossenen Büro ist es einfacher, man selbst zu sein. Wenn man zu einem kleinen Team gehört, kann man eine echte Identität für seine Gruppe schaffen, indem sie man – auf seine Art und Weise – modifiziert.

„Ich habe während meiner Zeit bei HB Reavis an sechs verschiedenen Orten gesessen. Das geschlossene Büro hat mir am besten gefallen, weil wir den Raum umgestaltet haben.

Ich hatte ein Poster von Whistlers Mutter, das von Mr. Bean neu gemalt und auf Flipchart-Papier gedruckt und in einen großen alten Holzrahmen gestellt wurde. Ich hatte auch ein tolles Lautsprechersystem, so dass wir während der Arbeit Musik hören konnten (mit der Ermutigung meiner Kollegen). So viel Freiheit hat man in einem Großraumbüro nicht“, sagte einer unserer Kollegen.

Die Nachteile von geschlossenen Büros

1. Zu abgelegen

Wenn man in einem geschlossenen Büro isoliert ist, kann man leicht die Menschen vor der Tür vernachlässigen. Vielleicht verpassen Sie ein spontanes Mittagessen oder einen Kaffee – und verpassen so die Gelegenheit, berufliche und persönliche Beziehungen aufzubauen.

2. Zu unbeteiligt

Wenn Sie die meiste Zeit Ihrer Arbeitszeit in einem geschlossenen Büro verbringen, haben Sie keinen Zugang zu den informellen Gesprächen im Büro, und Sie werden feststellen, dass Nachrichten und wichtige Ereignisse und Informationen an Ihnen vorbeigehen.

3. Zu teuer

Einer der Hauptgründe für die Abkehr von geschlossenen Büros ist der Preis pro Quadratmeter. Manchmal ist es wirtschaftlich sinnvoller, den Großteil der Belegschaft in Großraumbüros unterzubringen – und zu versuchen, die Nachteile durch Merkmale wie kleine Fokusräume abzumildern.

Aber auch wenn die Idee eines Großraumbüros aus finanzieller Sicht verlockend klingt – einfach dieselbe Technik, dieselben Schreibtische, Stühle und andere Geräte in einem Raum unterzubringen – ist es keine Universallösung. Das kann sowohl das Wohlbefinden als auch die Produktivität beeinträchtigen.

Das Büro um Ihre Mitarbeiter herum bauen

Letztendlich hängt die Entscheidung für ein offenes, ein geschlossenes Büro oder eine Mischung aus beidem davon ab, wer Sie sind und wie Ihr Unternehmen und die Arbeitsweise Ihrer Abteilungen oder Teams aussehen.

Manche Menschen brauchen menschlichen Kontakt. Manche nicht.

Manche Mitarbeiter brauchen einen Raum, in dem sie sich den ganzen Tag über konzentrieren können. Manche arbeiten fast rund um die Uhr zusammen.

Einigen Mitarbeitern sind Temperatur und Licht gleichgültig. Andere sind extrem empfindlich.

Der Schlüssel liegt darin, herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter brauchen. Unsere Berater bei Origameo sind ExpertInnen darin, herauszufinden, welche Lösungen sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre MitarbeiterInnen am besten geeignet sind.

Als Ausgangspunkt empfehlen wir Ihnen unseren KOSTENLOSEN Ersteller der Office-Strategie, der Ihnen einen guten Einblick gibt, wie Ihr idealer Arbeitsbereich aussehen könnte.