Die monatelange Heimarbeit hat uns zu Technikfreaks gemacht. Wir treffen uns online, wir telefonieren, schreiben und tauschen Dokumente auf digitalen Plattformen aus, und wir erstellen Projekte in der Cloud. Aber auch wenn wir den ganzen Tag in Jogginghosen auf dem Sofa verbringen könnten – die erfolgreichsten hybriden Arbeitsumgebungen haben Regeln – die Hybrid-Etikette. Eva Vavráková, Strategy Lead bei Origameo, verrät 16 der wichtigsten davon.
- Per E-Mail oder per Videokonferenz? Das ist die Frage
Unterschiedliche Menschen bevorzugen unterschiedliche Tools und Anwendungen. Aber bestimmte Aufgaben erfordern auch bestimmte Kommunikationsmittel. Fragen Sie natürlich im Voraus, wie die Kollegen kommunizieren möchten. Aber machen Sie immer Ihre eigenen Gefühle deutlich – stundenlanges Arbeiten mit Zoom kann Sie ausbrennen.
Was die Aktivität betrifft, so sollten Sie, wenn die Aufgabe zeitkritisch ist, Ihr Telefon benutzen. Wenn nicht, schicken Sie eine E-Mail, aber halten Sie sich an diese einfache Regel: Wenn die Angelegenheit nach drei Nachrichten nicht geklärt ist, greifen Sie zum Telefon oder buchen Sie eine Videokonferenz.
- Erleichtern Sie die Teilnahme an Meetings
Bei Remote-Meetings sollten Sie darauf achten, dass die Einladung alle Details enthält: einen Link zum Meeting, alle Passwörter und vor allem eine Liste der Teilnehmer.
Wenn Sie sich persönlich treffen, denken Sie daran, dass möglicherweise nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Erkundigen Sie sich bei jedem Teilnehmer, ob er kommen kann.
- Setzen Sie die Versendung von Tagesordnungen ganz oben auf Ihre Tagesordnung
Die meisten Videokonferenzsoftwareprogramme ermöglichen zwar die gemeinsame Nutzung des Bildschirms, aber es ist hilfreich, wenn Sie die Dateien selbst zur Verfügung haben – sowohl bei langsamen Verbindungen als auch bei der Vorbereitung. Stellen Sie sicher, dass Sie Tagesordnungen und wichtige Unterlagen rechtzeitig vor Ihren Sitzungen versenden. So haben Sie sie in einer einzigen E-Mail, die Sie vor Beginn der Sitzung öffnen können.
- Lassen Sie die Leute nicht warten
Ob im Büro oder online, es ist unhöflich, zu spät zu einer Besprechung zu kommen. Wenn Sie sich verspäten, sagen Sie es den Teilnehmern so früh wie möglich. Schalten Sie zumindest zu Beginn einer Online-Sitzung immer Ihre Kamera ein und machen Sie dies zu einer „hybriden Arbeitsetikette“.
- Testen Sie Ihre Technik
Wenn Sie eine Besprechung anberaumt haben, ist es Ihre Aufgabe, für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Stellen Sie sicher, dass Sie 10-15 Minuten vor Beginn frei sind, um zu prüfen, ob Mikrofone, Kameras und andere Geräte funktionieren.
Wenn die Besprechung viel mit Technik zu tun hat, z. B. weil die Teilnehmer verschiedene Geräte oder Verbindungen verwenden, sollten Sie einen IT-Support-Mitarbeiter für die Besprechung buchen.
- Meetings mit eingeschalteter Kamera beginnen
Wenn Sie eine Videokonferenz beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass die Kamera eingeschaltet ist. Diese persönliche Ebene trägt dazu bei, Vertrauen und ein Gefühl von Teamarbeit zu schaffen.
Wenn Sie mit Personen sprechen, die Sie nicht so gut kennen, z. B. mit neuen Kollegen oder Geschäftspartnern, lassen Sie die Kamera so oft wie möglich eingeschaltet, am besten während des gesamten Gesprächs.
Wir alle wissen inzwischen, wie ermüdend es ist, den ganzen Tag mit Videoanrufen zu verbringen. Wenn Sie also mit engen Kollegen sprechen, können Sie die Kameras nach ein paar Minuten ausschalten – und sie am Ende wieder einschalten, um sich zu verabschieden.
- Schauen Sie in die Kamera
Augenkontakt ist ein wichtiges Element der Kommunikation, auch bei einem Videogespräch. Wenn die Kamera eingeschaltet ist, schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen – indem Sie direkt in die Kamera schauen.
Machen Sie nicht den Fehler, die Augen des Gesprächspartners zu beobachten oder auf die Diskussion im Chatfenster der Anwendung zu starren. Das gibt Ihrem Partner das Gefühl, dass er nicht Ihre volle Aufmerksamkeit hat.
Augenkontakt ist ein wichtiges Element der Kommunikation, auch bei einem Videogespräch. Wenn die Kamera eingeschaltet ist, schauen Sie Ihrem Gesprächspartner in die Augen – indem Sie direkt in die Kamera schauen.
- Stummschalten, wenn Sie nichts zu sagen haben
Unerwünschte Hintergrundgeräusche können bei Besprechungen ablenken – und möglicherweise das Mikrofon des Sprechers blockieren. Auch wenn Sie sich in einem ruhigen Raum befinden, sollten Sie darauf achten, dass Sie stumm geschaltet sind, wenn Sie voraussichtlich eine Weile nicht sprechen werden.
- Kleiden Sie sich gemäß dem Anlass
Wir alle tragen gern bequemere Kleidung, wenn wir von zu Hause aus arbeiten. Aber auch wenn es verlockend ist, das Lieblings-T-Shirt einer Band überzustreifen, sollten Sie an Ihre Kollegen denken. Wählen Sie die richtige Kleidung für das Meeting – und kleiden Sie sich schicker, wenn es angemessen ist.
- Im Raum sein
Umfragen zeigen, dass die meisten Menschen während Online-Sitzungen Multitasking betreiben – E-Mails lesen, Nachrichten schreiben und mehr.
Versuchen Sie, dies zu vermeiden. Sorgen Sie dafür, dass Sie – virtuell – im Raum sind, indem Sie sich ganz auf die Arbeit konzentrieren, Ihr Telefon nicht in Reichweite haben und Ihre Benachrichtigungen ausschalten.
Umfragen zeigen, dass die meisten Menschen während Online-Meetings Multitasking betreiben – E-Mails lesen, Nachrichten schreiben und mehr. Versuchen Sie, dies zu vermeiden.
- Jedem Raum zum Sprechen geben
Sie befinden sich mit einem Kollegen in einem Besprechungsraum und dieser beginnt einen Satz, während sich ein anderer Kollege gerade einwählt. Wer spricht nun weiter?
Es ist immer einfacher, sich auf die Person zu konzentrieren, die vor einem sitzt. Seien Sie sich dieser Voreingenommenheit bewusst und nutzen Sie Gesprächsstrategien, um Kollegen, die aus der Ferne arbeiten, die Hand zu reichen und ihnen zuzuhören. Sie werden sich mehr auf das Projekt oder das Thema einlassen, ihre Gedanken offener äußern und das Gefühl haben, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird.
- Drücken Sie bei langen Besprechungen die Pausentaste
Lange Sitzungen vor einem Bildschirm können zu „virtueller Müdigkeit“ führen. Wenn Ihre Besprechung länger als 45 Minuten dauert, sollten Sie eine Pause einlegen – eine fünfminütige Unterbrechung kann allen helfen, sich neu zu konzentrieren und mit der nötigen Energie zurückzukehren, um effizienter und effektiver zu arbeiten.
- Protokoll so schnell wie möglich freigeben
Je eher Sie die Sitzungsprotokolle weitergeben, desto eher sind die Notizen noch frisch im Gedächtnis der Teilnehmer. Achten Sie darauf, dass Sie klare Pläne, die jeder versteht, und die nächsten Schritte, die sie unternehmen müssen, aufnehmen.
Es ist hilfreich, sie im Chat-Panel der Videokonferenzplattform freizugeben – vor allem, wenn Sie regelmäßig Besprechungen mit denselben Codes abhalten, da alle Protokolle dann an einem Ort zu finden sind.
Die Kleidung für Online-Meetings muss nicht den formalen Etikette-Regeln entsprechen, aber übertreiben Sie es nicht.
- Nehmen Sie sich Zeit für E-Mails
Planen Sie in Ihrem Terminkalender Zeit zum Lesen und Beantworten von E-Mails ein. So vermeiden Sie es, bis in die späten Abendstunden oder an den Wochenenden zu arbeiten, und können sich so richtig vom Bildschirm lösen und auftanken.
- Nutzen Sie Ihre „Abwesenheit“
Da die Menschen oft zu anderen Zeiten als gewöhnlich arbeiten, ist es besonders wichtig, eine spezielle automatische Antwortfunktion einzurichten, damit Personen, die E-Mails senden, nicht sofort eine Antwort erwarten.
Und seien Sie vorsichtig, wie Sie Ihre automatischen Antworten formulieren. Werden Sie später am Tag antworten? Sollen sie anrufen, wenn es dringend ist? Helfen Sie dem Absender, die richtige Entscheidung zu treffen.
- Sinnvolle Fristen verwenden
Wenn etwas dringend ist, rufen Sie einen Kollegen an – vielleicht liest er oder sie E-Mails erst spät am Tag.
Wenn das nicht der Fall ist, sollten Sie Ihren Kollegen eine angemessene Zeit für die Bearbeitung einer Anfrage einräumen – das wird wahrscheinlich dazu führen, dass auch sie ihre Arbeit besser machen. Und denken Sie daran, dass eine schlechte Planung Ihrerseits kein Grund sein sollte, andere mehr unter Druck zu setzen.
