Der Kunde – SIA Central Europe

SIA Central Europe wickelt einen großen Teil der in Mittel- und Osteuropa anfallenden Transaktionen mit Geldautomaten und POS-Terminals ab. Als Teil der Nexi Group und mit einer Präsenz in mehr als 50 Ländern ist das Unternehmen auf die Entwicklung, Implementierung und Verwaltung von technologischen Infrastrukturen und Dienstleistungen für den Finanz- und öffentlichen Sektor spezialisiert.

Das Ziel

SIA verfügte über zwei Stockwerke in ihrem eigenen Gebäude mit veraltetem Design und Mobiliar. Außerdem mieteten sie weitere Räumlichkeiten an einem anderen Standort. Die Renovierung wurde durch ein Unternehmensziel vorangetrieben: die Einführung von Smart Working“-Praktiken, die sowohl Büro- als auch Fernarbeit ergänzen – mit einem anfänglichen Ziel von 30 % Heimarbeit im gesamten Unternehmen. Ein weiteres wichtiges Ziel war es, den Bedarf an zusätzlich angemietetem Raum zu verringern.

SIA hatte jedoch auch eine Reihe spezifischer Bedürfnisse. Die Mitarbeiter brauchten spezielle Räume für effektive Einzelarbeit. Das Unternehmen wollte außerdem Bereiche, die das Engagement und die Erfahrung der Mitarbeiter fördern und die Identität des Unternehmens stärken.

Als sie zu uns kamen, sprachen wir über ihre Bedürfnisse und Kernprobleme und beschlossen gemeinsam, das Projekt in drei Phasen zu unterteilen.“

Insgesamt fanden statt:

• 2 Visionen-Workshops mit dem Vorstand
• 20+ Interviews mit Abteilungsleitern und mittleren Führungskräften,
• 4 Workshops mit Mitarbeitern aus dem gesamten Unternehmen,
• eine konzernweite Umfrage
• Mehrere Revisionen des Büros in Bratislava, um sicherzustellen, dass die Pläne perfekt sind.

Im Vorfeld des Projekts hatte SIA alle Mitarbeiter gebeten, 30 % der Zeit von zu Hause aus zu arbeiten. Doch bei 330 Mitarbeitern in einem Gebäude, das maximal 270 Arbeitsplätze bieten kann, war eine der Hauptsorgen von Mitarbeitern und Führungskräften, dass der neue Raum eine hohe Personendichte pro Quadratmeter aufweisen würde.

Um dieses Problem zu lösen, untersuchten wir die Arbeitsweisen der einzelnen Abteilungen und wiesen dann jedem Team eine bestimmte Anzahl von Arbeitsplätzen zu – zusammen mit einem individuellen Verhältnis für Heimarbeit. Dieser ausgewogene Ansatz stellte sicher, dass jeder die benötigten Ressourcen zur Verfügung hatte, wenn er sie brauchte. Außerdem war es für die Mitarbeiter einfach, Arbeitsplätze zu buchen, da SIA das Symbiosy’s Desk Booking system von Symbiosy implementierte.

Da sich das Managementteam dafür entschied, seine Einzelbüros teilweise aufzugeben und mit seinen Teams in offenen Räumen zu arbeiten, konnten wir jedem Team einen eigenen Bereich zuweisen. Dadurch wurde auch Platz frei, um neue, multifunktionale Bereiche für Zusammenarbeit und gemischtes Arbeiten zu schaffen und das Engagement und die Kultur zu stärken. Das Ergebnis? Ein Büro mit einer gesünderen, geräumigeren Bürodichte.

Onboarding-Plan

Nachdem wir die Mitarbeiter in Phase 1 eingebunden hatten, erstellten wir einen Onboarding-Plan der alle Änderungen erläuterte und regelmäßige Aktualisierungen, Systemschulungen und Live-Erfahrungen mit den neuen Arbeitsweisen beinhaltete.

Interaktive Workshops für Führungskräfte

We paid special attention to leaders within SIA. As central figures within the business, it was important they understood the reasons behind the design, how it could increase their personal effectiveness, and what it could help their people achieve. We invited them to interactive workshops where we discussed the challenges around hybrid working and provided them a set of leadership tools to help them manage in the new set-up.

New company culture

In tandem, the company was rolling out a new vision and set of values. A team of employees discussed their use in everyday life, and we used their conclusions to form the basis of an internal launch campaign that communicated the new company culture.

Das Lösungspaket umfasste Symbiosys Anwendung zur Buchung von Meetingräumen, Room Booking, die vollständig in Office 365 integriert wurde. Die Mitarbeiter von SIA nutzen nun auch Desk booking von Symbiosy, um Schreibtische von ihrem Handy aus zu buchen, und Catch a Space, um die flexiblen Räume des Büros zu reservieren.

Führungskräfte haben auch Zugang zu Capacity Scheduler, einer Online-Schnittstelle für die Verwaltung von Arbeitsplatzkapazitäten und Buchungen im gesamten Büro.